Home-Office und das Arbeiten in virtuellen Teams
Viele Führungsverantwortliche haben im Punkto Home-Office immer noch ein flaues Gefühl im Magen oder lehnen diese sogar rigoros ab. Auch das Arbeiten in virtuellen Teams ist ihnen bisher eher fremd.
Durch die Coronakrise ist die Diskussion um externes Arbeiten neu aufgeflammt und machen wir uns nichts vor, auch wenn Sie zur einer der vorgenannten Gruppen gehören, es wird Ihnen jetzt nichts anderes mehr übrig bleiben, als Ihren inneren Widerstand schnellst möglichst zu überwinden.
Spätestens seit der Coronakrise sind auch kleine mittelständische Unternehmen, Fachhändler und selbst Handwerksbetriebe gezwungen, über Arbeit im Home-Office nachzudenken und jetzt Sofortmaßnahmen einzuleiten, da Ihnen durch erkrankte Mitarbeiter und/ oder mögliche Quarantänemaßnahmen ansonsten schnell die Handlungsunfähigkeit droht!
Je nach Betriebsgröße kann das Mitarbeiter/innen mit Aufgaben im Bereich der Buchhaltung, der Kalkulation, des Vertriebs, des Einkaufs, etc. bis hin zur Geschäftsleitung betreffen.
Vielfach sind jedoch weder die personellen Voraussetzungen, noch die technischen und rechtlichen Aspekte für ein mobiles Arbeiten jemals ausreichend geprüft worden.
Auch wenn diese z. T. bereits existieren, ist für ein reibungsloses Zusammenarbeiten aller notwendigen Komponenten sofortiges aktives Handeln notwendig.
Im technischen Bereich sind zunächst die notwendigen Zugänge von den zukünftig in den Home-Offices stehenden Geräten zu den zentralen Rechnern in den Betrieben zu schaffen.
Je nach Alter der Geräte, der darauf laufenden Software und dem Stand der Aktualisierung (sind entsprechende Softwareupdates laufend durchgeführt worden?), kann es bereits hier zu Problemen kommen.
Stehen in den Betrieben keine oder nicht ausreichende Geräte für die Mitarbeiter zur Verfügung, denen die Möglichkeit gegeben werden soll, vom Home-Office aus zu arbeiten, ist die Möglichkeit zu prüfen, ob (zumind. vorübergehend) nicht auf private Geräte der Mitarbeiter zurück gegriffen werden kann.
Auch wenn hier einige rechtliche Aspekte zu beachten sind, ist das zur Zeit leider oft die einzige Alternative, da es aufgrund der großen Nachfrage nach Laptops und Rechnern bereits zu langen Lieferzeiten kommt.
Als nächstes sollte das Zusammenspiel z. B. zwischen DSL-Anschluss, LAN- oder WLAN, Router, Fritzbox, etc. und dem notwendigen Datenzugriff von außen geprüft werden.
Hier finden sich alle nur denkbaren (z. T. historisch gewachsenen abenteuerlichen) Konstellationen, weshalb ich Ihnen dringend rate, sich an einen Fachmann zu wenden, der sich wirklich damit auskennt!
Ansonsten droht Ihnen im schlimmsten Fall der Zusammenbruch des gesamten Systems, so dass Sie auf unbestimmte Zeit weder telefonisch noch per Email erreichbar sind.
Danach ist den Mitarbeitern zu zeigen, was beim Arbeiten aus dem Home-Office heraus zu beachten ist, um z. B. eine Verbindung zum Server im Betrieb zu bekommen oder wie die Zusammenarbeit, mit den in der Firma verbleibenden Mitarbeiten geregelt werden soll.
Vergessen Sie diesbezüglich bitte auch nicht, die Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter zu aktualisieren, insbes. der Telefonnummern und der E-Mailadressen.
Darüber hinaus gilt es, einige weitere wichtige Punkte zu beachten und im Führungsverhalten umzustellen.
Zunächst sollten Sie die wichtigsten Eckdaten und Inhalte wie Kernarbeitszeiten, zu schaffende WhatsApp-Gruppen z. B. zum An- und Abmelden, Agenda, Prioritäten, Kommunikationsregeln und Protokollführung in einer Besprechung gemeinsam mit ihren Mitarbeitern festlegen.
Machen Sie nicht den Fehler alles im Detail selbst regeln zu wollen!
Funktionieren die Abläufe dann nicht wie gewünscht, sind Sie allein in der Verantwortung.
Besser ist es, den Teamgeist zu wecken und auf diesem Wege alle Beteiligten mit ins Boot zu holen.
Gute Ideen und Organisationsvorschläge, die sich eng an den bisherigen Betriebsalltag anlehnen, kommen dann von ganz allein aus dem Team und Ihnen obliegt dann „nur noch“ die Aufgabe, darauf zu achten, dass festgelegte Arbeitsweisen auch eingehalten und ggf. nachgebessert werden.
Dadurch behalten Sie den Überblick und der gefühlte oder befürchtete „Kontrollverlust“ hält sich in Grenzen.
Überlegen Sie zudem, ob Sie nicht gerade zu Beginn einer Home-Office-Tätigkeit eine Art „Early-Morning-Cafe“ als Telefontermin einführen, bei dem immer zur gleichen Zeit in 10 – 15 Minuten die wichtigsten Dinge des Tages gemeinsam besprochen werden.
Machen Sie sich aber auch klar, dass Ihnen selbst ganz sicher eine neue und vielleicht ungewohnte kommunikative Rolle zukommt, die unabdingbar für die erfolgreiche Zusammenarbeit in Ihrem neuen virtuellen Team sein wird.
Denken Sie dabei insbesondere über Ihre eigene telefonische Erreichbarkeit nach, das Angebot Hilfestellung bei Problemen zu leisten, die ständige gezielte Weitergabe wichtiger Informationen und die Formulierung von Zielsetzungen, etc.
Bei komplexen Sachverhalten oder kritischen Diskussionen empfehle ich zudem die Nutzung von Videokonferenzen, da der visuellen Komponente in diesen Fällen gerade bei virtuellen Teams eine wichtige Rolle zukommt.
Wenn Sie die notwendigen Rahmenbedingungen schnell und sorgfältig vorbereiten und sich selbst als wichtiger Bestandteil eines zukünftigen virtuellen Teams sehen, haben Sie viel getan, um Ihren Betrieb besser durch diese Krise zu steuern und auf zukünftige Aufgaben vorzubereiten.