Tage haben Grenzen, Aufgaben nicht – schaffen Sie sich Freiräume durch externe Kompetenz!

Tage haben Grenzen, Aufgaben nicht – schaffen Sie sich Freiräume durch externe Kompetenz!

Kennen Sie das?

Sie sitzen an ihrem Schreibtisch, die Helligkeit des Tages schwindet allmählich, aber die Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch werden nicht lichter!

Wenn die eigenen Aufgabenfelder beständig zunehmen und die Anforderungen immer vielfältiger und komplexer werden, was passiert eigentlich mit neuen oder sich akut entwickelnden Themen, mit denen Sie sich bisher selten oder noch nie beschäftigt haben oder beschäftigen mussten?
Insbesondere dann, wenn diese nicht zu ihren Kernkompetenzen gehören, Sie also nicht wissen genau wissen, wie und wo zu beginnen ist und Ihnen solche Themen vielleicht sogar ein gewisses Unbehagen erzeugen?
Lange Zeit passiert meistens nicht viel und oft werden derartige Aufgaben dann irgendwann halbherzig angegangen, nicht zu Ende gedacht/ gebracht und bleiben letztendlich doch wieder unerledigt liegen.

Dazu kommt noch, dass bei solchen Aufgabenstellungen fehlende Erfahrung, fehlende Strukturierung und Zeitdruck oft synchron gehen und dadurch eine systematische Vorgehensweise/ Abarbeitung überhaupt nicht stattfinden kann!

Jedenfalls sind die Aussichten zur dauerhaft erfolgreichen Erledigung solcher Aufgaben von Anfang an alles andere als erfolgversprechend!

Nicht zu gering einzuschätzen sind zudem noch menschliche Faktoren, wie Beharrungsvermögen (vielleicht auch Trägheit), ein inneres zähes Widerstreben sich mit bestimmten Themen zu beschäftigen und Unsicherheiten aufgrund von schlechten oder fehlenden Erfahrungen.

Erst wenn der Druck zum Handeln (oder zur Veränderung) so groß ist, dass er die vorgenannten menschlichen Faktoren übersteigt, wird plötzlich eine wie auch immer geartete Aktion/ Aktivität ausgelöst.
Werden dann noch Personen mit Aufgaben betraut, denen die berufliche Eignung/ Erfahrung dazu fehlt, sind negative Folgen vorprogrammiert, die all zu oft das Scheitern des Projekts beinhalten.

Schneller, sicherer und erfolgreicher kommen Sie voran, wenn Sie in solchen Fällen eine versierte externe Kompetenz zu Hilfe nehmen!

Welche Bereiche und Berufsstände sind für externe Kompetenzen geeignet?
Grds. alle Bereiche die nicht dauerhaft die Kernfunktionen Ihrer Firma/ Ihres Betriebes betreffen. Von allen anerkannt sind in diesem Sinne Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtanwälte.
In diesem Beitrag geht es allerdings nicht um die vorgenannten Berufsgruppen, sondern um externe Kompetenzen im Sinne von Interim-Managern und Beratern.

Welche Themen sind für externe Kompetenzen geeignet?
– Einmal- und Sonderthemen (Reorganisationen/ Restrukturierungen/ Aufbau von Organisationen/ Begleitung von Fusionen, …)
– Vakanzen (z. B. durch Ausfall von systemrelevanten Mitarbeitern)
– Engpässe (Kapazitätsspitzen, Überlastungen, …)

Was sind die wichtigsten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Einsatz von externer Kompetenz?

Kurz gesagt:

– Kompetenz
– Vertrauen   und
– der Faktor Zeit

Diese Kernkriterien sollten Sie sich bereits vor Auswahl der richtigen Person genau überlegen, denn hier werden häufig die Fehler begangen, die einen Einsatz von externen Kompetenzen weniger erfolgreich werden oder im Extremfall auch scheitern lassen.

Unter das Stichwort Kompetenz fällt nicht nur die fachliche Versiertheit und der Erfahrungshorizont des Beraters.
Nachhaltiger Erfolg erfordert Überzeugungsarbeit und damit auch das richtige Maß an Emotionaler Intelligenz (z. B. Fingerspitzengefühl, Einfühlungsvermögen, Souveränität und Beharrlichkeit!)

Unter Vertrauen sind hier drei Aspekte zu verstehen:
1. Ihr Vertrauen zum Berater über den gesamten Einsatzzeitraum (beinhaltet auch sich vielleicht unliebsamen/ schmerzhaften Wahrheiten zu stellen und diese zu ertragen)
2. Das Vertrauen der Mitarbeiter/ am Projekt Beteiligten ggü. dem Berater (bedingt neben Kompetenz auch den vorbehaltlosen Rückhalt durch die eigenen Führungskräfte)
3. Vertrauen des Beraters/ Interim-Managers zu den handelnden Personen (z. B. neben der Verlässlichkeit/ Vollständigkeit der gewährten Informationen auch ein hohes Maß an Offenheit)

Um z. B. die Ausgangsbasis, die Aufgabenstellung, die Vorgehensweise und den Zeitraum der Zusammenarbeit genau umreißen zu können kommt dem Faktor Zeit eine erhebliche Bedeutung zu, insbesondere zur:
– bestmöglichen Einführung in die Firma/ den Betrieb
– genauen Schilderung der Problem- oder Aufgabendarstellung
– genauen Festlegung des Analysebereichs und der Analysezeit zur Problem- oder Aufgabendarstellung
– genauen Definition der betrieblichen Unterstützungsleistung (was wird z. B. an Informationen, Daten und personellen Ressourcen benötigt/ gewährt)
– Benennung von Ansprechpartnern (in allen notwendigen Bereichen)
– Festlegung von messbaren Milestones
– laufenden Projektfortschrittskontrolle

Es ist gut investierte Zeit, sich zunächst entsprechend gedanklich und inhaltlich vorzubereiten.
Danach kann Ihnen der externe Berater/ Interim Manager Aufgabenstellungen und Stressfaktoren abnehmen, eigenständig nachhaltig und erfolgreich arbeiten und so Freiräume schaffen, damit Sie sich wieder Ihren Kernaufgaben zuwenden können.

Wenn Sie Hilfe oder Unterstützung brauchen, greifen Sie zum Telefonhörer oder in die Tasten und schreiben mir ein kurzes Mail.